Em cenários de mudança intensa ou em momentos de instabilidade econômica, a substituição de colaboradores é um fato longe da anormalidade e uma dificuldade histórica das organizações se torna uma pedra ainda maior no caminho: a retenção do conhecimento. Um exemplo claro a respeito desse fato são as indústrias Ford na época da Revolução Industrial: a rotatividade por ano chegou a 340%. Por que a Ford não sucumbiu? A linha de montagem estava criada e o conhecimento padronizado e seguro (mesmo com as limitações da época).
Na contratação de um novo colaborador uma quantidade considerável de tempo, esforço e paciência são empregados. Além de entender a empresa e seus objetivos, é necessário que ele domine em pouco tempo as tarefas a serem desempenhadas, e você sabe, os treinamentos nem sempre são suficientes para que isso aconteça. Atualmente, existem outros modos de proteger o conhecimento dentro da empresa
Uma importante arma para impedir a perda de produtividade da equipe por motivos supérfluos e combater o erro de centralizar tarefas importantes em um único colaborador (e impedir que as estruturas se abalem caso ele venha a sair da empresa) é a padronização do trabalho através da elaboração de procedimentos.
Mas como?
Você pode elaborar um documento padrão que requisite todas as informações para que se efetue uma tarefa de forma clara. Tópicos como o nome de quem escreveu o procedimento, periodicidade da realização, responsáveis pela tarefa, passo a passo, controle (quem valida o procedimento) e abrangência (cargo, setor incumbido) são indispensáveis. Documento tudo: das tarefas mais banais, como “Como fechar o escritório”, até as mais complexas, por exemplo “ Como elaborar um relatório de finanças”.
A dica final e decisiva é a compreensão de que para manter todos esse know-how seguro você vai precisar de uma base de armazenamento sólida e organizada, como por exemplo, o Sharepoint do Office 365.